Das kleine E-Mail-Buch

„Ich bin ja lernfähig“ dachte ich, in Anbetracht gelegentlicher diskreter Hinweise meiner KollegInnen im GABAL-Vorstand, was meine E-Mail-Kommunkation angeht. Für mich sind Mails nämlich ein erfreulicher Weg, kurz und kompakt Informationen zu geben sowie auszutauschen. Für manchen meiner Empfänger anscheinend zu kurz… Gerne verwende ich auch Abkürzungen – und erlebe das übrigens selbst als Empfänger immer wieder. Und lerne begierig daraus Neues … Oha, dachte ich, als ich „Das kleine E-Mail-Buch“ zur Hand nahm – bin ich wirklich derart lernfähig? Wenn ich dem Autor folge, kann ich im Grunde gleich einen Brief schreiben und ihn als Anhang schicken, schien es mir… Doch Eigen-Betroffensein beiseite gelassen: „Dos & Don´ts im E-Mail-Alltag“ verspricht Markus Wroch, und dabei geht es zwar auch um Inhalte und Formulierungen, jedoch vor allem um Organisation und Workflow. Er hilft dem Leser z.B., sich für das passende Medium (besser: den passenden Kanal) zu entscheiden, je nach „Textsorte“, siehe etwa Konflikt oder Vertraulichkeit – Brief, Telefon, E-Mail oder (persönliches) Gespräch, S. 19. Bei der Darstellung arbeitet er stark mit konkreten Beispielen, häufig mit „vorher-nachher“, das ich leicht nachvollziehbar. Unter „Empfängerorientierte E-Mails schreiben“ gibt es folgende Aufgaben-Matrix (S. 57):
„Ziel               Der Absender ist sich über das Ziel bzw. den Zweck seiner E-Mail im Klaren.
Aufgaben      Der Absender hat die Aufgaben, die sich für den Empfänger aus seiner E-Mail ergeben, definiert.
Betreff           Der Betreff spricht für den Inhalt.
Inhalt             Die E-Mail enthält alle wichtigen Informationen, weiterführende Unterlagen sind erwähnt und als Attachment angehängt.
Datum          Der Empfänger weiß, bis zu welchem Datum er seine Aufgaben zu erledigen hat.“

Weitere illustrative Beispiele sind der „Entscheidungsbaum zur Informationsverarbeitung bei E-Mails“ S. 84 und die abschließende „Checkliste E-Mail-Richtlinien“ S. 111f., die im Details aufschlüsseln, wofür ich hier nur die Überschriften zitiere:
1.Welche Auflagen müssen beim E-Mail-Versand eingehalten werden?
2.Welche Auflagen müssen beim E-Mail-Empfang eingehalten werden?
3.Was muss beim Archivieren und Löschen von E-Mails beachtet werden?
4.Unten welchen Umständen darf ein Vorgesetzter oder Mitarbeitender die elektronische Korrespondenz einsehen?
5.Was muss bei der Umsetzung der Richtlinien beachtet werden?“
Zu jedem Unterpunkt wird darauf verwiesen, wo in dem Büchlein die Antworten zu finden sind. Dass der Autor Schweizer ist, tut der Gültigkeit für Deutschland keinen Abbruch.

Hanspeter Reiter